Digitalisation, organisation, politique RSE, il existe de nombreux moteurs menant à établir une stratégie de conduite du changement. Mais manager le changement au sein d’une entreprise est une tâche souvent complexe du fait du facteur humain qui est prégnant dans ce type de projet. C’est pourquoi, la conduite du changement doit se faire de manière méthodique et collaborative. Explications
Qu'est-ce que la conduite du changement en entreprise ?
Conduite du changement : définition
La conduite du changement, ou change management, est une méthode qui consiste à accompagner les changements profonds dans une entreprise.
En effet, cette méthodologie a vocation à s’appliquer quand une rupture avec l’organisation précédente est nécessaire pour établir le nouveau mode de fonctionnement.
La conduite du changement permet ainsi de faciliter la transition vers ce nouveau modèle.
Quels sont les enjeux de la conduite du changement ?
Les principaux enjeux de la conduite du changement sont de :
- obtenir l’adhésion des équipes ;
- établir une stratégie personnalisée ;
- rompre avec les routines ;
- faire évoluer les compétences ;
- inclure la dimension RSE.
Enjeu n° 1 : obtenir l’adhésion des équipes
Sans adhésion des collaborateurs, le projet est voué à l’échec. En effet, les changements imposés sans explications, et sans accompagnement ne peuvent pas être mis en place efficacement.
Impliquer les collaborateurs et identifier les personnes qui pourront être le relais de la stratégie de changement, tels de véritables ambassadeurs, est indispensable pour conduire le changement de manière optimale.
Enjeu n°2 : établir une stratégie personnalisée
Chaque entreprise est unique. Il faut tenir compte de ses spécificités en termes d’activité, d’organisation, de culture d’entreprise, mais aussi de ressources humaines pour établir une stratégie de conduite du changement qui correspond parfaitement à ses besoins.
Enjeu n°3 : rompre avec les routines
Les routines et autres habitudes sont généralement bien installées dans le quotidien de l’entreprise. L’un des grands défis de la conduite du changement est de mettre fin à ses routines pour :
- remettre en cause l’organisation existante ;
- prendre du recul sur les pratiques actuelles ;
- instaurer une nouvelle organisation en adéquation avec les objectifs de l’entreprise.
Un travail d’éducation et d’accompagnement est indispensable pour éviter tout retour en arrière. Le changement doit s’inscrire dans la durée.
Enjeu n°4 : faire évoluer les compétences
Dans la plupart des cas, la conduite du changement implique une montée en compétences des équipes. Cela peut être pour la prise en main d’un nouvel outil ou pour un changement de métier.
Dans tous les cas, la direction des ressources humaines doit anticiper la nécessité de mettre en place un plan de formation adapté.
Enjeu n°5 : inclure la dimension RSE
Dès lors que l’entreprise adopte une politique de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), il est nécessaire d’inclure cette dimension à tout projet de conduite du changement.
En effet, chaque pilier de la politique RSE (économique, social et environnemental) doit être pris en compte dans la mise en place du changement. D’ailleurs, la politique RSE peut être un facteur déclencheur du changement en question.
Quels sont les 3 objectifs de la conduite du changement ?
Au regard des enjeux de la conduite du changement, celle-ci vise trois grands objectifs :
- anticiper et réduire le rejet du changement par les collaborateurs ;
- faciliter l’adoption des nouvelles pratiques ;
- inscrire le changement dans la durée.
Pourquoi faire de la conduite du changement ?
Les entreprises peuvent être tentées d’instaurer un changement, même radical, sans plus de cérémonie. Sauf que cela ne fonctionne pas. C’est le meilleur moyen de perdre du temps, mais aussi de l’argent tout en démotivant les équipes.
Au contraire, la conduite du changement permet de faire face aux enjeux d’une transformation au sein d’une entreprise. Il s’agit d’une véritable démarche qui permet de :
- déterminer les facteurs et les conséquences du changement ;
- identifier les résistances ;
- coordonner le projet en intégrant les personnes concernées ;
- s’adapter aux besoins des équipes.
Quelles sont les étapes de la conduite du changement ?
En ce qui concerne la conduite du changement, les étapes à respecter sont les suivantes :
- analyser le changement ;
- définir les objectifs à atteindre ;
- constituer une équipe projet ;
- réaliser un état des lieux (diagnostic) ;
- élaborer le plan d’action ;
- suivre les résultats.
Etape 1 : analyser le changement
La première chose à faire quand on met en place une stratégie de conduite du changement, c’est de bien cerner le changement en question. De quoi s’agit-il ? Pourquoi ce changement est nécessaire ? À quel point est-il urgent d’y procéder ?
Les réponses à ces questions vous permettront de piloter le projet beaucoup plus facilement.
Etape 2 : définir les objectifs atteindre
Comme dans toute stratégie, dans une stratégie de change management, il est indispensable de fixer des objectifs. Ces derniers vont dépendre du résultat escompté par l’entreprise, et plus particulièrement du pourquoi à l’origine de ce changement.
La conduite du changement peut avoir pour objectif la commercialisation de nouveaux produits ou services, le développement de la politique RSE, une réduction des coûts, …
En fonction de l’objectif mené, des indicateurs clés doivent être identifiés. Cela permet d’évaluer l’avancée du projet et l’atteinte ou non de l’objectif poursuivi.
Etape 3 : constituer une équipe projet
Même si l’entreprise fait appel à un consultant en conduite du changement ou à un manager formé à cette méthode, l’inclusion des collaborateurs au projet est essentielle.
C’est pourquoi, il est impératif de constituer une équipe projet composée des personnes les plus motivées par ce changement et qui sauront mener le projet à bien en embarquant leurs collègues.
Etape 4 : réaliser un état des lieux (diagnostic)
Avant de tout changer, il est important de prendre le temps de réaliser un diagnostic de la situation actuelle. Au regard de l’objectif visé, vous allez analyser :
- ce qui fonctionne ou non ;
- ce qui peut freiner le changement ;
- ce qui peut favoriser le changement ;
- les impacts du changement sur l’organisation, l’activité, les collaborateurs, etc.
La réalisation de ce diagnostic se fait avec la participation active des équipes en place.
C’est cet état des lieux qui va permettre d’identifier précisément les besoins de changement et les actions à mettre en place.
Etape 5 : élaborer le plan d’action
Ici, il est donc question de savoir comment l’entreprise va mettre en place le changement souhaité de manière concrète. Parmi les actions à mener, on peut trouver :
- la rédaction des process ;
- la formation des collaborateurs ;
- l’organisation de séminaires pour tenir les équipes informées ;
- la formation des managers ;
- etc.
Le plan d’action liste non seulement l’ensemble des actions à mener pour procéder au changement, mais aussi l’ordre dans lequel elles doivent être réalisées.
Le déploiement du plan d’action comme toutes les étapes de la conduite du changement nécessite de faire participer les équipes.
Etape 6 : suivre les résultats
Piloter la conduite du changement, c’est aussi suivre les résultats au fur et à mesure de la mise en place des actions, ainsi qu’à la fin du projet. Rappelons que le but est d’installer le changement dans la durée, il est donc nécessaire de veiller à ce que les nouvelles pratiques soient bien adoptées au quotidien.
De plus, la conduite du changement implique d’adopter une démarche d’amélioration continue où les feedbacks ascendants et descendants sont facilités. C’est aussi cela qui permet de rendre le changement durable.
Quels sont les principaux facteurs d'échec de la conduite d'un changement ?
Maintenant que l’on a vu les facteurs de réussite et les étapes de la conduite du changement, il est intéressant d’aborder la question des facteurs d’échec : qu’est-ce qui peut nuire à la conduite du changement ?
Les principaux facteurs d’échec sont :
- la résistance au changement ;
- une mauvaise communication avec les équipes ;
- un manque d’écoute et d’empathie ;
- un projet mené trop rapidement ;
- l’absence de révision de la stratégie de l’entreprise.
Il est donc important de garder ces éléments en tête pour accompagner efficacement le changement.
Quels sont les outils de la conduite du changement ?
Il existe de nombreux outils de conduite du changement. Parmi les principaux, nous pouvons citer la courbe du deuil ou courbe du changement qui représente les différentes étapes par lesquelles passent une personne qui vit un changement significatif. Ces étapes sont :
- le déni ;
- la peur et la colère ;
- la tristesse ;
- la quête de sens ;
- la sérénité, c’est-à-dire l’acceptation du changement.
Il faut tenir compte de ces différentes phases pour adapter son discours et l’accompagnement.
Nous pouvons également citer le diamant de Leavitt qui permet de mesurer les impacts du changement sur les différentes dimensions de l’entreprise que sont les individus, les tâches, l’organisation et la technologie. Tout changement intervenant dans l’une de ces dimensions a des conséquences sur les autres, car elles sont connectées.
Le diagramme d’analyse des champs de force de Lewin est un autre outil de conduite du changement. Il permet d’identifier les forces en présence, positives ou négatives, qui peuvent permettre de bloquer ou de débloquer une situation. Simple d’utilisation, ce diagramme permet d’ajuster la stratégie de conduite du changement à la situation spécifique de l’entreprise.
Enfin, la communication RH s’avère un outil puissant de conduite du changement. En effet, la communication est la clé d’un projet de transformation réussi.
La conduite du changement est une méthodologie qui permet de faire face aux enjeux de transformation dans une entreprise. Parvenir à emporter l’adhésion des collaborateurs est indispensable pour mener le projet à bien et ancrer le changement dans la durée. C’est pourquoi, un soin particulier doit être apporté à la communication RH pendant cette période de changement.
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