Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding (anglais pour “embarquement”), c’est tout simplement les actions qu’une entreprise met en place pour bien accueillir et intégrer ses nouveaux collaborateurs.
Il commence à la signature du contrat de travail et se termine à la fin de la période d’essai. Il comprend à la fois :
- les aspects administratifs
- matériels
- opérationnels
- humains.
Le process d’onboarding idéal ? C’est un accueil privilégié, sur plusieurs semaines, et adapté à chaque profil, qui implique toutes les parties prenantes.
Les enjeux de l'onboarding au niveau RH
Fidélisation
Marque employeur
Un onboarding bien mené peut donc créer un cercle vertueux et permettre à terme d’attirer de nouveaux talents.
Performance
La check-list ultime pour un onboarding sans faille
Bien sûr, la liste est non exhaustive ! Pensez à mettre un peu de votre ADN dans votre processus d’intégration. Plus il collera à votre culture d’entreprise, plus la nouvelle recrue sera intégrée rapidement ! Cet investissement en temps sera vite rentabilité avec une baisse de votre turn-over.
26 points pour réussir votre processus d'onboarding
- Avant son arrivée
- Lui offir le culture book dès les entretiens
- Contacter la future recrue dès qu'elle est retenue
- La joindre idéalement une fois par semaine pendant son préavis
- Envoyer une photo de son futur espace de travail
- Inscription à la newsletter de l'entreprise
- Sélectionner un(e) parrain(e) pour faciliter son intégration
- Envoyer un email avec le programme des premiers jours en entreprise
- Communiquer la date d'arrivée précise à l'équipe en place
- Demander au manager de créer les accès informatique
- Le jour de l'arrivée : tout pour se sentir bien accueilli
- Organiser un temps d'acceuil avec le manager et l'équipe
- Rappeler le planning de la journée
- Remettre le Welcome Pack (guide, goodies) et le livret d'acceuil
- Remettre le matériel informatique et téléphone
- Préparer les éléments de sécurité (badge d'accès, EPI), administratif (mutuelle, contrat) et pratique (cantine, machine à café, parking)
- Organiser le tour des locaux et des différents services
- Inviter l'équipe à un déjeuner de bienvenue
- Fixer un calendrier de rappel pour le suivi
- Se connecter sur Linkedin
- Faire un point en fin de journée
- Lors du premier mois
- Partager les objectifs du parcours d'intégration sur les 30 jours
- Présenter les projets en cours de façon détaillé
- Prévoir des "vis ma vie" : une journée avec la compta, le service client, l'équipe technique, etc
- Expliquer les processus de l'entreprise
- Organiser un temps de formation sur les outils de travail
- Prévoir un questionnaire de satisfaction anonyme au bout de 30 jours
- Inviter la nouvelle recrue à une activité "sociale"
- Lors des 90 premiers jours
- Organiser des formations poussées sur les outils
- Vérifier l'état d'avancement de l'établissement de relations et de connexions avec les collègues et les partenaires
- Faire passer le questionnaire de suivi à 90 jours
- Communiquer sur la fin de l'onboarding
Comment améliorer l’accueil de vos collaborateurs ? 4 étapes clés
Étape 1 : Anticiper l'arrivée avec une stratégie de pré-onboarding
💡 Le saviez-vous ? 8% des candidats ne se présentent pas le jour de leur prise de poste
Cette étape est souvent négligée dans l’intégration des collaborateurs : elle intervient entre l’entretien d’embauche et le premier jour du salarié. Il est important de mettre toutes les chances de votre côté pour éviter une mauvaise surprise. Cette phase peut durer jusqu’à 3 mois.
Qu’est-ce que vous pouvez mettre en place pendant cette période de pré-onboarding (aussi appelée pré-boarding) ?
Montrez à la personne qu’elle est attendue et qu’elle sera bien accueillie :
- Informer le jour même la personne qu’elle est retenue pour le poste. Trop de talents perdus dans la nature par absence d’informations !
- Contacter le candidat régulièrement pour ne pas subir une contre-offre de l’employeur actuel.
- Montrez-lui que son bureau et son matériel sont arrivés, proposez de déjeuner avec ses futurs collègues,
- Sollicitez son avis sur ses futures préférences,
- Partagez du contenu autour de la société (newsletter) et sa prochaine mission
L’ensemble de ces exemples d’action doivent maximiser les chances que votre nouveau salarié soit bien présent le jour J. Ces interactions régulières permettent également de détecter au plus vite un désistement.
Cette proximité est essentielle pour réagir le plus vite possible, et ainsi éviter une situation de crise.
⚠️ Environ 50% des candidats confirmés reçoivent une contre-offre de son employeur. D’où l’importance de rester en contact pendant la période de préavis !
Vous ne connaissez pas cette partie du processus de recrutement ? Vous avez besoin de conseils pour l’intégrer au sein de votre entreprise ? Comment éviter un non-start ?
Avec Camille Detilleux du cabinet de recrutement Yumani, nous avons réalisé un webinar sur le pré-onboarding pour vous aider à engager vos futurs collaborateurs avant même le début de leurs contrats ! Retrouvez le replay :
Étape 2 : Formalisez votre parcours d'intégration
Un conseil ? Keep it simple.
L’objectif du parcours d’onboarding est d’intégrer le nouvel arrivant dans votre entreprise et de lui donner envie d’y rester
💡 Selon une étude de Workelo, un collaborateur qui passe par un processus d’onboarding complet a 58% de chance de plus de rester au sein de la société ! Preuve que c’est une étape à ne pas négliger.
De façon très globale, un parcours d’onboarding se compose généralement de plusieurs étapes :
- Préparation : pour anticiper les aspects logistiques et administratifs (éventuels documents à signer, poste de travail, annonce de l’arrivée en interne, etc).
N’hésitez pas à mettre en place un pré-onboarding pour créer déjà du lien avec le futur collaborateur. - Jour 1, Orientation : c’est la première étape pour rendre le nouveau collaborateur opérationnel
- Mois 1, Intégration : ce premier mois permet au salarié de s’impliquer dans l’organisation et de prendre en main ses missions
- Adhésion : les premiers mois sont essentiels pour partager la culture d’entreprise et ses objectifs
Quelles que soient vos étapes, il est important que tous les nouveaux collaborateurs aient la même intégration.
💡 Notre conseil
Fixez un calendrier de rappel pour effectuer un suivi de l’onboarding après 30, 60 et 90 jours. Le but est de s’assurer de la satisfaction du collaborateur et son niveau d’engagement.
Étape 3 : déployez les bons outils
Plusieurs outils sont des supports incontournables d’un bon parcours d’onboarding :
La représentation étape par étape du parcours d’onboarding
Un culture book remis dès les entretiens
Un livret d’accueil
Un document de rappel pour les différentes étapes du processus de recrutement
La mise à disposition d’un guide d’entretiens
Un tableau de suivi des retours collaborateurs
Des mails types pour accueillir et suivre le parcours d’intégration de chaque candidat à une période charnière
Le conseil Plotfox : Accompagnez la mise en place de ce kit d’onboarding par une formation pour que les équipes puissent se l’approprier et bien l’utiliser.
Étape 4 : Soyez à l'écoute
Tout au long du parcours, il est essentiel de proposer des entretiens réguliers avec le manager de la nouvelle personne.
Ces entretiens permettent d’assurer un suivi et d’identifier les éventuels points de blocage.
En complément, vous pouvez proposer au collaborateur de remplir une grille de rapport d’étonnement. Cela vous permettra d’avoir son retour sur votre organisation et de voir ce qui peut éventuellement être amélioré !
Cadeau : un exemple de checklist d'onboarding gratuite
Pour vous aider à optimiser l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, nous vous offrons une checklist d’onboarding, disponible en téléchargement gratuit au format PDF.
Utilisez cette checklist pour ne rien oublier et pour mettre en place des pratiques d’onboarding efficaces qui contribueront au succès à long terme de vos équipes.
3 bonnes idées pour (bien) accueillir vos nouvelles recrues !
Vous avez les bases ? Super ! Comment aller plus loin ?
Nous vous proposons trois exemples pour un parcours d’onboarding qui sort un peu de l’ordinaire. Une première impression réussie est un subtil mélange d’une bonne organisation administrative, en impliquant le management et les futurs collègues du nouveau salarié.
- 1 semaine d’immersion aux côtés d’autres membres de l’équipe pour avoir un aperçu de leur quotidien et comprendre les bases du métier
- 1 bootcamp pour découvrir l’entreprise via des présentations du CEO et d’autres membres du comité exécutif
✅ La bonne idée ?
1 welcome box : ordinateur et petites attentions aux couleurs de l’entreprise.
1 mentor pour favoriser l’intégration et la compréhension de la culture d’entreprise
1 semaine de formation, de découverte et de rencontre des équipes de l’entreprise
✅ La bonne idée ?
1 plateforme de partage de connaissances pour former les petits nouveaux grâce à des formations réalisées par des salariés
1 article partagé en interne pour annoncer l’arrivée de chaque nouveau collaborateur
✅ La bonne idée ?
1 parcours en 6 étapes sur 15 jours composé de défis sport, jeux, de découverte des projets, de mise en relation avec les équipes de Lyon, New York, Rennes et Paris !
Vous souhaitez mettre en place ou optimiser un process d’onboarding ?
Et si vous optimisiez votre onboarding avec une vidéo ?
Si une image vaut mille mots, alors combien vaut une vidéo ? À l’heure de la vidéo reine, ce canal est incontournable pour une intégration moderne, accessible et efficace.
Voici l’exemple d’un contenu présenté lors de l’arrivée d’une nouvelle personne au sein de chez Veepee (ex-Vente Privée).
L’utilisation de vidéos dans le processus d’onboarding présente de multiples avantages qui peuvent transformer l’expérience d’intégration des nouveaux employés. Elles permettent une présentation dynamique et engageante de l’entreprise, de sa culture, et des attentes envers les nouveaux arrivants. Cela peut aider à captiver l’attention du spectateur et à renforcer son sentiment d’appartenance dès les premiers instants.
De plus, les vidéos offrent une flexibilité inégalée. Les nouveaux employés peuvent les regarder à leur propre rythme, revenir sur des points importants et les consulter à tout moment pour se rafraîchir la mémoire. Cela est particulièrement utile dans un contexte où le travail à distance devient de plus en plus courant, permettant une intégration cohérente quelle que soit la localisation géographique de l’employé.
En outre, l’onboarding vidéo peut contribuer à standardiser le processus d’intégration, garantissant que chaque employé reçoit les mêmes informations essentielles. Cela peut aider à éliminer les incohérences qui peuvent survenir dans les présentations en personne et assurer une compréhension uniforme des procédures et des politiques de l’entreprise.
Enfin, du point de vue de l’efficacité, incorporer des vidéos peut réduire le temps nécessaire pour les sessions d’onboarding en personne, libérant ainsi des ressources précieuses au sein des équipes RH. Cela peut également diminuer les coûts associés à la formation des nouveaux employés, rendant le processus non seulement plus rapide mais aussi plus économique.
Aller au-delà de l'onboarding : l'offboarding
L’offboarding, souvent négligé, est pourtant crucial pour la réputation et l’image de marque de votre entreprise. Ce processus ne concerne pas seulement le départ d’un employé, mais la manière dont celui-ci est géré peut avoir des répercussions durables sur la perception de l’entreprise.
Un offboarding soigné renforce la marque employeur en démontrant que l’entreprise valorise ses collaborateurs du début à la fin de leur parcours. Cela peut transformer les employés partants en ambassadeurs de la marque, susceptibles de recommander l’entreprise à de futurs candidats ou clients.
De plus, cela assure une transition en douceur, sécurisant ainsi les informations sensibles et réduisant les risques de départ conflictuel qui pourrait nuire à l’entreprise.
Retrouvez également notre article « Parcours collaborateur : de l’onboarding à l’offboarding«
