La communication interne au sein d’une entreprise est un volet essentiel de la communication RH. En effet, informer efficacement les collaborateurs et échanger avec eux, est un enjeu majeur pour toute entreprise qui souhaite fidéliser ses équipes et instaurer un cadre agréable propice aux échanges.
C’est alors qu’intervient le plan de communication RH. Il permet de structurer la communication auprès des équipes, afin de délivrer le bon message, au bon moment et aux bonnes personnes. Et si on vous dévoilait les clés pour un plan de communication RH réussi ?
Plan de communication RH : définition
Le plan de communication RH ou plan de communication interne est un document qui détermine la manière dont la stratégie de communication RH va être déployée de manière concrète. Il vise donc à organiser la communication de l’entreprise auprès de ses employés.
Il comprend notamment :
- un rappel des objectifs de la communication RH de l’entreprise, ses valeurs et son organisation ;
- les messages clés à faire passer ;
- le processus à suivre ;
- le plan de marketing et la communication RH externe.
Le plan de communication RH peut être divisé en plusieurs parties, notamment en fonction des équipes ou de la localisation sur différents sites.
Pourquoi faire un plan de communication RH ?
Faire un plan de communication RH interne offre de nombreux avantages.
Tout d’abord, le plan de communication RH permet de renforcer l’efficacité des actions entreprises par la direction des ressources humaines. En effet, il permet de fluidifier la circulation de l’information en délivrant les messages de manière pertinente aux bons interlocuteurs.
D’autre part, le plan de communication interne permet de mettre en place des actions visant à infuser la culture d’entreprise, mais aussi à créer un réel sentiment d’appartenance. Les employés se sentent inclus dans la vie de l’entreprise dès lors que les messages sont engageants. C’est un excellent moyen de travailler la marque employeur en interne pour fidéliser les talents.
En outre, le plan de communication RH a également des répercussions positives en externe. Il améliore la manière dont est perçue l’entreprise par les candidats potentiels ce qui facilite grandement le recrutement. C’est également un bon relais de la stratégie marketing.
Exemple de plan de communication RH
Voici une simulation de ce que pourrait être votre future manière de communiquer !
| Objectifs | Cibles | Messages & Actions | Fréquence |
|---|---|---|---|
| Fidéliser les talents | Tous les employés | Newsletter mensuelle sur les valeurs et opportunités | Mensuelle |
| Améliorer la marque employeur | Employés, candidats | Campagne de témoignages sur la culture d’entreprise | Trimestrielle |
| Informer sur les changements | Managers, employés | Sessions Q&A sur les changements et impacts | À la demande |
| Promouvoir les événements internes | Tous les employés | Annonces et rappels des événements | Avant chaque événement |
| Communication descendante | Employés | Infos trimestrielles sur objectifs et projets | Trimestrielle |
| Objectifs | Cibles | Messages clés | Outils/Supports | Actions/Contenus | Fréquence | Indicateurs de suivi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fidéliser les talents | Tous les employés | Valeurs de l’entreprise, opportunités de développement | Intranet, Emailing | Newsletter mensuelle sur les succès et les opportunités | Mensuelle | Taux d’ouverture, taux de clic |
| Améliorer la marque employeur | Employés, candidats potentiels | Culture d’entreprise, témoignages d’employés | Réseau social d’entreprise, Site carrière | Campagne de témoignages d’employés | Trimestrielle | Nombre de vues, taux d’engagement |
| Informer sur les changements internes | Managers, employés | Détails des changements, impact pour les équipes | Messagerie en temps réel, Réunions virtuelles | Sessions d’information et Q&A | À la demande | Participation, feedback des participants |
| Promouvoir les événements internes | Tous les employés | Agenda des événements, objectifs, comment participer | Affichage interne, Emailing | Annonces d’événements et rappels | Avant événement | Inscriptions, participation |
| Renforcer la communication descendante | Employés | Objectifs stratégiques, avancements des projets | Intranet, Emailing | Bulletin d’information trimestriel de la direction | Trimestrielle | Taux d’ouverture, questions reçues |
Comment faire un plan de communication RH ?
Voici les étapes à suivre pour faire un plan de communication RH :
- réaliser un audit de sa communication RH ;
- définir le public cible ;
- établir un budget ;
- choisir ses outils de communication ;
- créer le bon message ;
- organiser sa communication interne ;
- suivre les résultats de son plan de communication RH.
1 - Réaliser un audit de sa communication RH
La première étape pour faire un plan de communication RH est de faire un état des lieux de votre communication RH en interne.
Pour cela, nous vous recommandons vivement d’inclure les collaborateurs dans cette réflexion. En effet, en tant que destinataires des messages, il est très important de savoir :
- Comment perçoivent- ils l’entreprise ?
- Quelles sont leurs attentes en matière de communication interne ?
- Quels types d’événements aimeraient-ils voir organisés ?
- Quelles informations aimeraient-ils avoir et sous quel format ?
- Quel est le climat social ?
C’est un excellent moyen de mettre en évidence une potentielle divergence entre l’image que souhaite renvoyer l’entreprise à ses collaborateurs, et l’idée qu’ils s’en font vraiment.
En complément, vous pouvez lister toutes les actions déjà mises en place, ainsi que les outils à votre disposition.
Vous aurez alors une vision complète des axes d’amélioration à travailler.
2 - Définir le public cible
Pour mettre en place un plan de communication RH efficace, vous devez connaître la cible à qui vont s’adresser les différents messages.
Cela va déterminer :
- le type d’informations que vous allez partager
- la manière dont vous allez le faire.
Par exemple, les membres du CODIR n’ont pas besoin des mêmes informations que les collaborateurs ou que les managers.
En adaptant le message à votre cible, vous aurez davantage de chances d’attirer son attention et d’atteindre vos objectifs.
Il est donc souvent nécessaire de décliner le plan de communication interne pour les différents publics.
3 - Etablir son budget
Création de contenu, temps passé par les personnes en charges du projet, agence externe, outils informatiques…De nombreuses ressources seront nécessaires à la réussite de votre plan.
Alors pensez à chiffrer et obtenir rapidement une enveloppe pour ne pas vous retrouver bloqué dans la phase opérationnelle.
Il est important de croiser cet investissement avec les enjeux de l’opération : faciliter les embauches, fidéliser les équipes, amélioration commerciale.
4 - Choisir ses outils de communication
Le plan de communication interne doit également inclure les outils de communication RH utilisés.
L’idée n’est pas de multiplier les outils et les supports de communication, mais plutôt de choisir les plus pertinents, en fonction :
- du public cible ;
- du type de contenu qui suscite le plus réaction ;
- de la manière d’atteindre les employés à différents niveaux.
Par conséquent, il n’est pas forcément nécessaire d’adopter de nouveaux outils de communication. Vous pouvez commencer par ceux que vous avez à disposition en vous référant à votre audit, afin de les adapter à vos besoins. Et dans un second temps, vous pourrez éventuellement les compléter avec ceux qui vous manquent.
Les principaux outils de la communication RH sont :
- l’intranet ;
- l’emailing ;
- la messagerie en temps réel ;
- un outil d’Employee Advocacy ;
- le réseau social d’entreprise (interne) ;
- les réseaux sociaux (externes) comme Linkedin ou Facebook
- l’affichage interne ;
- vidéo ;
- etc.
5 - Créer le bon message
Maintenant que vous savez à qui vous allez vous adresser et comment, il reste à créer le message en lui-même.
De manière générale, en communication interne, le message doit être informatif, clair, engageant et si possible inspirant.
Il est important de garder un ton professionnel, mais il est tout à fait possible d’avoir cette posture tout en créant un message qui évoque une certaine proximité.
Qui va s'occuper de cette mission ? Service RH ? Equipe Com' ? Direction ?
6 - Organiser sa communication interne
Pour s’assurer du bon déploiement du plan de communication RH, et notamment sur le moyen et le long terme, il est indispensable de mettre en place une bonne organisation. Celle-ci passe essentiellement par deux choses.
D’une part, la création de processus de création de contenus, et d’autre part, la planification.
Ainsi, vous pouvez vérifier que le message sur le point d’être envoyé correspond bien à la stratégie de communication RH et au plan de communication. De plus, vous pouvez prévoir la diffusion du message au bon moment. Ce dernier dépend des habitudes des salariés. Par exemple, un message envoyé en fin d’après-midi le vendredi risque de passer inaperçu.
Par ailleurs, le choix de la fréquence de publication à toute son importance, afin d’être suffisamment présent sans pour autant noyer les employés sous les informations.
7 - Suivre les résultats de son plan de communication RH
Il est essentiel d’évaluer les performances de votre plan de communication RH.
Cela peut notamment se mesurer par :
- taux d’ouverture des mails
- nombre de consultations de l’intranet
- taux de participation aux événements organisés par la direction des ressources humaines
- taux de satisfaction exprimé par les salariés
Enfin, votre plan de communication a vocation à évoluer en fonction des changements opérés dans la stratégie de communication RH. Il est donc important de le mettre à jour régulièrement.
Vous souhaitez mettre en place votre plan de communication RH ?
L’équipe Plotfox peut vous accompagner en vous proposant des solutions concrètes, adaptées à votre entreprise.
